Drifts- og udlejningsprincipper

Drifts- og udlejningsprincipper for

Aarhus Internationale Sejlsportscenter 23 oktober 2017

Driftsprincipper

Beskrivelse

Overordnet præmis: Drifts- og udlejningsprincipperne følger en indkøringsperiode, hvor disse afprøves og efterfølgende evalueres af forretningsudvalget og bestyrelsen. Der evalueres på flere parametre, ikke kun organisation men også principper, værdier mv.

Principperne tages op til genovervejelse og eventuel justering i august 2019.

Aarhus Internationale Sejlsportscenter (sejlsportscentret) ejes af Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenter (fonden).

Fonden er en erhvervsdrivende fond, registreret hos Erhvervsstyrelsen. Fonden er ikke moms- registreret.

Fonden varetager selv den direkte drift af sejlsportscentret.

Fonden er kontrahent på areallejekontrakten med Aarhus Kommune for sokkelgrund, forplads og slæbested; på Aarhus Kommunes Administrationsgrundlag for omliggende eventarealer (jollepladsen syd for sejlsportscentret) samt Aarhus Kommunes brugsretsaftale til sejlsportscentret.

Fonden optræder som direkte repræsentant i eksterne sammenhænge, eksempelvis i Fællesrådet for Sejlsportsforeninger i Aarhus Lystbådehavn mv.

Fonden indgår individuelle leje- og brugsaftaler med korttids- og langtidslejere og brugere.

Fonden ansætter eller afskediger selv medarbejdere og/eller drifts-/facility-organisationer, der måtte varetage driftsopgaver helt eller delvist.

Fonden ledes af bestyrelsen.

Bestyrelsens sammensætning og mandat er beskrevet i fondens vedtægter og forretningsorden.

Bestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg til at varetage sejlsportscentrets overordnede drift og administration.

Forretningsudvalget blev den 11. september 2017 udpeget som følger: Hans Skou, Mette Rostgaard Evald, HC Hansen og Line Markert. Forretningsudvalgets sammensætning revurderes igen til september 2018.

Thomas Capitani indtræder som sekretær for forretningsudvalget.

Forretningsudvalget har reference til bestyrelsen.

Forretningsudvalget arbejder inden for rammerne af kommissorium udarbejdet af bestyrelsen (se nedenfor).

Drifts- og udlejningsprincipper for

Aarhus Internationale Sejlsportscenter 23 oktober 2017

Forretningsudvalget forestår ansættelse af en driftsleder.

Driftslederen forestår den daglige drift af sejlsportscentret, med reference til forretningsudvalget.

Opgaver skal være at forestå den daglige drift og vedligeholdelse af sejlsportscentret, samarbejdet med lejere og brugere, sikre at koordinering af den daglige brug af huset foregår på betryggende og driftsmæssig forsvarlig måde.

Sikre facility management på vegne af driftsherren, kontrahere med service- og vedligeholdelsesvirksomheder mv.

Sikre udførelse af forretningsudvalgets planer og opgaver. Sikre, at lejerne og brugerne opfylder fondens formålsparagraf. Se forslag til jobbeskrivelse nedenfor.

Forretningsudvalget nedsætter et brugerudvalg.

Forretningsudvalget samler et brugerudvalg bestående af repræsentanter for sejlsportscentrets lejere, foreninger, klubber, erhvervslejere og individuelle brugere, hvis primære opgave er at yde rådgivning til sejlsportscentrets driftsledelse.

Brugerudvalget arbejder inden for rammerne af kommissorium udarbejdet af forretningsudvalget (se forslag nedenfor).

Brugerudvalget udgøres af repræsentant(er) fra Sailing Aarhus, Kraftcenter Aarhus/ESAA, Team Danmark, Dansk Sejlunion, Aarhus Sejlklubs ungdomsafdeling samt repræsentanter fra de øvrige 5 Sailing Aarhus medlemsklubber (Kaløvig Bådelaug, Egå Sejlklub, Aarhus Windsurfingklub, Sejlklubben Bugten og Marselisborg Sejlklub).

Drifts- og udlejningsprincipper for

Aarhus Internationale Sejlsportscenter 23 oktober 2017

Kommissorium for:

Beskrivelse

Forretningsudvalget

Forretningsudvalget har til opgave at sikre den daglige ledelse af sejlsportscentret samt at optimere sejlsportscentrets drift ved effektiv anvendelse af sejlsportscentrets ressourcer og kapacitet, herunder optimere indtægtsgrundlaget, under iagttagelse af det af bestyrelsen fastlagte driftsbudget og de af bestyrelsen indgåede kontrakter og aftaler, regler, politikker, strategier mv.

Forretningsudvalget refererer til fondens bestyrelse.

Forretningsudvalget:

  • består af medlemmer udpeget af bestyrelsen, og første forretingsudvalg blev udpeget på bestyrelsesmødet den 11 september 2017,
  • konstituerer sig med en udvalgsformand og -næstformand og kan udpege en sekretær,
  • holder møder ad hoc og orienterer bestyrelsen om udvalgets mødeplan, for et år ad gangen,
  • drøfter forhold vedr. sejlsportscentrets budget og investeringer i anlæg og forbedringer samt størrevedligeholdelses- og reparationsopgaver,
  • igangsætter opgaver inden for rammen af de af bestyrelsen vedtagne budgetter,
  • kan beslutte at nedsætte ad hoc-udvalg til udarbejdelse af forslag og udredninger.
  • konkretiserer i givet fald emnets indhold og fastlægger deadline for fremsendelse af bidrag,
  • i samarbejde med driftslederen indgår forhandlinger med nuværende og kommende foreningslejereog udarbejder lejekontrakt til bestyrelsens godkendelse,
  • indgår forhandlinger med kommercielle lejere af sejsportscentret og udarbejder forslag til lejekontrakteller lejemålsbekræftelse til bestyrelsens godkendelse (alternativt udarbejder forslag tilstandardprisblad),
  • identificerer og aktiverer ledig kapacitet i sejlsportscentret og sikrer udnyttelse af samme,
  • udarbejder ordensregler for sejlsportscentret, herunder også en årskalender, der overordnet beskriverårets gang i sejlsportscentret,
  • udarbejder forslag til driftsbudgetter til bestyrelsens godkendelse,
  • forestår rekruttering af driftsleder med endelig indstilling og godkendelse af bestyrelsen, og
  • varetager den daglige ledelse af driftsledelsen.

Drifts- og udlejningsprincipper for

Aarhus Internationale Sejlsportscenter 23 oktober 2017

Kommissorium for:

Beskrivelse

Brugerudvalget

  • Brugerudvalget består af repræsentanter for sejlsportscentrets lejere, som har regelmæssige aktiviteter i sejlsportscentret (typisk formuleret i en kontrakt).
  • Brugerudvalgets primære opgave er at rådgive driftslederen i forbindelse med daglige driftsspørgsmål vedrørende sejlsportscentrets brug.
  • Der afholdes regelmæssigt møder i brugerudvalget; møderne indkaldes og ledes af driftslederen, og en repræsentant fra forretningsudvalget kan om fornødent deltage.
  • Brugerne kan selv indstille punkter til dagsordenen eller opfordre til afholdelse af møde.
  • Brugerudvalget involveres i forretningsudvalgets og driftslederens arbejde med budget- oginvesteringsspørgsmål.

Driftsleder (jobbeskrivelse)

  • Bestyrelsen ansætter og afskediger driftslederen efter indstilling fra forretningsudvalget.
  • Driftslederen refererer på opgaveniveau til fondens forretningsudvalg og skal forestå den dagligeledelse af sejlsportscentret, støttet af brugerudvalget, jfr. ovenfor.
  • Som driftsleder af sejlsportscentret skal den pågældende gennem en målrettet, positiv og favnendeindstilling indtage en central position i samarbejdet mellem sejlsportscentrets brugere ogsamarbejdspartnere.
  • Skal have kendskab til krav og arbejdsvilkår i en idrætsorganisation (gerne sejlsport) på både breddeog eliteniveau med henblik på at kunne yde gode rammer for de aktive og deres trænere/ledere.
  • Skal kunne profilere og sælge sejlsportscentrets faciliteter til sejlsporten – såvel i DK som internationalt– og til erhvervslivet.
  • Skal have kendskab til ejendomsadministration for på betryggende måde at kunne forestå den dagligedrift og løbende vedligehold af sejlsportscentret.
  • Sejlsportscentret åbner i maj 2018, og da driftslederen skal deltage i sejlsportscentrets opstart ogpraktiske indretning, forventes tiltræden hurtigst muligt, dog senest 1. januar 2018.
  • Driftslederen forventes at have bopæl i Aarhus.
  • Det bør overvejes at gøre ansættelsen tidsbegrænset, således at der kan genovervejes inden for enrimelig tidsperiode, om jobbeskrivelse og organiseringsform af driftslederfunktionen er optimal, eller om der skal overvejes en udvidet jobbeskrivelse eller anden organiseringsform.

Drifts- og udlejningsprincipper for

Aarhus Internationale Sejlsportscenter 23 oktober 2017

Udlejningsprincipper – lejerkategorier og prisfastsættelse

Grundlæggende præmis:

Som grundlæggende præmis for fondens prioritering af lejere ligger fondens vedtægter og disses formålsparagraf. Med udgangspunkt i vedtægterne skal bestyrelsen udarbejde en vision for sin ideelle lejerportefølje, som samtidigt sikrer den nødvendige driftsøkonomi. Bestyrelsen har ansvar for løbende at vedligeholde lejeporteføljen.

Bestyrelsen skal samtidigt iagttage gældende lovgivning, afgiftsændringer, areallejekontrakt med Aarhus Kommune, eventuelle betingelser stillet af hovedbidragsydere og eventuelt øvrige indgåede aftaler med tredjepart.

Under hensyntagen til at de grundlæggende præmisser er respekteret, kan følgende principper danne grundlag for konkrete forhandlinger med potentielle lejere.

PRINCIPPER

1. Lejerkategorier for lejemål (kontraktbaserede, ikke “korttidsbrug”)

A. Foreningslejere B. Erhvervslejere

Ad A: Jfr. areallejekontraktens §10.1.1.1 ff. kan FAIS udleje sejlsportscentret til: ”almennyttigt idrætslige formål blandt andet inden for sejlsporten” og ”andre almennyttige søsportsaktiviteter”, herved forstås folkeoplysende aktiviteter som defineret i folkeoplysningsloven (lovbekendtgørelse nr. 854 af 11. juli 2011 og senere ændringer/ anden lovgivning, der træder i stedet herfor), samt andre ikke-erhvervsmæssige aktiviteter, der retter sig mod et bredt udsnit af befolkningen.

Ad B: Jfr. areallejekontraktens §10.2.1 ff. kan FAIS; i det omfang Aarhus Kommune måtte give skriftlig godkendelse, helt/delvist fremleje det lejede og/eller udleje hele/dele af byggeriet til erhvervsmæssige formål i begrænset omfang.

Det er lejerens organiseringsstruktur og –form, der afgør, hvorvidt der er tale om en A eller B lejer. I tvivlstilfælde afgøres dette af bestyrelsen, eventuelt i samråd med Aarhus Kommune.

Drifts- og udlejningsprincipper for

Aarhus Internationale Sejlsportscenter 23 oktober 2017

2. Prisfastsættelse
A. Enhver prisfastsættelse skal iagttage fondens formål, herunder at sikre en tilfredsstillende driftsøkonomi.
B. For foreningslejere forhandles og fastsættes huslejen individuelt med udgangspunkt i lejerens areal- og tilgængelighedsbehov (volumen og frekvens).
C. For erhvervslejere fastsættes huslejen efter markedslejen for sammenlignelige lejemål.
D. Variable forbrugsafgifter afregnes på så lavt detaljeringsniveau som muligt (wi-fi, el, varme, vand mv.).
E. Hvor det ikke er muligt at opgøre individuelt forbrug, afregnes forbrugsafgifter efter en af fonden fastsat fordelingsnøgle.
F. Huslejen er momsfri. Forbrugsafgifter afregnes inkl. gældende moms og afgifter.

Ad A: Prisen fastsættes til enhver tid lavere end for erhvervslejere.
Ad B: Jfr. areallejekontraktens §10.2.1 kan FAIS med Aarhus Kommunes forudgående godkendelse, udleje hele/dele af byggeriet til erhvervsmæssige formål, og det skal ske mod fondens opkrævning af markedsleje uanset varigheden af fremlejeforholdet/udlejningen.

3. Lejemålets længde, afståelse og fremleje
A. Lejemål med foreninger indgås op til 10 år og altid tidsbegrænset med fast opsigelsestidspunkt.
B. Lejemål med erhvervslejere indgås op til 10 år og altid tidsbegrænset med fast opsigelsestidspunkt. C. Ingen lejere har afståelsesret.
D. Ingen lejere har fremlejeret.

4. Kontraktgrundlag

A. Alle lejemål indgås direkte mellem FAIS og lejer.
B. Alle lejemål indgås med udgangspunkt i aftalesæt udarbejdet af FAIS’ advokat.
C. Alle kontrakter skal godkendes af bestyrelsen og underskrives, jfr. fondens gældende tegningsret.

5. Prioritering af lejere

A. Foreningslejere prioriteres før erhvervslejere forstået således, at i tilfælde af to samtidige, potentielle lejere, prioriteres foreningslejeren først.

B. Ledige lejemål og kapacitet holdes dog ikke ”tomt/frit”, og potentielle lejere prioriteres derfor som udgangspunkt efter princippet ”først til mølle”.